Инструменты планирования

Наверное, знакомая всем работавшим в веб-студии ситуация: приходит к программисту менеджер и просит сделать что-то вне очереди. Программист входит в положение, откладывает задачу, над которой работал и начинает разбираться с новой. И это может повторяться не раз, потому что менеджеров несколько и все подходят. В результате — задачи начаты, что-то даже сделано, но клиенту показывать нечего.

Или ещё ситуация: в начале недели на одного дизайнера разные менеджеры поставили четыре задачи без указания приоритетов. И дизайнер сам выбирает, с чего начать. Большое, муторное или непонятное он, по-человечески, откладывал. Потом приходят новые задачи, из которых опять было удобнее выбрать быстрое, интересное и лёгкое. Так прогресс по некоторым проектам был слабым, серьёзные проекты провисали.

Это истории из нашей прошлой жизни. Теперь мы выстроили взаимодействие отделов, создали работающую систему, в которой каждый исполнитель точно знает, чем он будет заниматься сегодня, завтра и в общих чертах понимает, какие задачи могут быть в течение оставшейся недели. Менеджеры договариваются о приоритетах между собой, фиксируя договорённости для всех. Расскажем, как так стало.

* * *

В самых простых случаях для планирования подойдёт лист бумаги, висящий на видном месте или облачный документ, — если партнёры не в одном офисе. Мы тоже проходили этап с планированием на маркерной доске.

Постепенно ADICT вырос до коллектива в несколько десятков людей на двух этажах, к некоторым специфическим работам дополнительно привлекаем сторонних удалённых специалистов. Поэтому чтобы ничего не забылось, не потерялось, не наслоилось, мы пробовали несколько ЦРМ, остановились на Портале Битрикс24. Однако нашим менеджерам было долго и неудобно проводить всю работу через портал. Ну и они иногда этого не делали, от чего страдало дело.

Но мы добавили к Битриксу Google Calendar и Трелло (Trello) и всё наладилось.

Для каждого сотрудника мы завели календарь в сервисе Google. Это очень простое решение, которое сняло задачу постоянной проверки: над чем работал специалист в течение недели, какую задачу выполняет прямо сейчас. Ну и заполнять его, вносить в план изменения гораздо проще.

Вместе с новым инструментом приняли регламент планирования. По пятницам — планирование, по понедельникам — стендап-митинги.

Исполнители оценивают время, которое им нужно для выполнения задачи, и это время менеджеры вставляют в недельный план работы. Менеджеры в конце недели в переговорке распределяют рабочее время сотрудников, делят его между проектами. Сами и заранее определяют приоритеты.

Если сотрудник управился раньше срока, выделенного на проект, то получит премию. Затянет — получит штраф. Опыта команды достаточно, чтобы оценить задачу не перезакладываясь. Но если в процессе выяснится, что на работу потребуется больше времени, чем планировалось, то новый срок согласовывается с клиентом и никаких взысканий на сотрудника не накладывается.

Время на задачи сотрудники фиксируют в том же Битриксе24.

При работе с внешними сотрудниками и для коммуникации с клиентами по оперативным задачам мы используем любой удобный клиенту таск-менеджер, но сами предпочитаем Трелло. Можно было бы открыть клиенту доступ в Битрикс24, но это сложнее и с непривычки людям было бы сложно ориентироваться в интерфейсе.

В Трелло же простая регистрация, там легко настраиваются права доступа. Это удобно, если к проекту подключается другой человек со стороны клиента, не надо поднимать переписку по ещё не взятым в работу задачам.

Постановка задач и фиксирование рабочего времени на Портале Битрикс24, планирование в Google Calendar, подключение клиента через Трелло — главное в нашей технологии организации рабочего времени. С ней мы стали собранными и организованными. Порядок в делах обеспечивает психологическую устойчивость нам и спокойствие клиентам.

Системный подход улучшил попадание в срок: в 2014 году каждый третий проект запускался вовремя, в конце 2017 года — четыре проекта из пяти сдаём к первоначально согласованной дате. Клиенты доверяют нам: они видят, что мы заинтересованы не просто сдать проект и забыть о нём, а готовы к долгосрочным партнёрским отношениям.

В 2018 году мы запланировали работать ещё точнее. Если для этого будем использовать другие технологии — расскажем о них. И обязательно расскажем о некоторых внутренних регламентах о ведении проектов, по коммуникациям с клиентами; о том, зачем для успешного проекта нужно фиксировать всё и как чек-листы помогают дизайнерам.